Een vereniging is een aantal mensen die samenkomen om langere tijd aan hetzelfde doel te werken.
Stap 1: mensen bij elkaar brengen
Om een vereniging op te starten, ben je bij voorkeur met minstens 3 enthousiaste personen. Ben je nog alleen met je idee? Begin dan eerst met een zoektocht naar geëngageerde mensen. Je legt jou idee voor aan de anderen en werkt samen met hen het concept verder uit. Belangrijk is dat de andere mensen ook hun ideeën kwijt kunnen in het concept zodat het door iedereen gedragen wordt en iedereen erachter staat.
Stap 2: samen het doel bepalen
Als je samen het doel bepaald hebt, zoek je een naam en je feitelijke vereniging (zie stap 3) is gelanceerd.
Stap 3: juridische structuur bepalen
Van zodra je met een aantal personen (twee of meer) een clubje opricht om een gezamenlijk doel na te streven, spreekt men van een feitelijke vereniging. Je kan bijvoorbeeld met een aantal vrienden een club oprichten rond een gemeenschappelijke passie of hobby zoals foto’s maken. Een feitelijke vereniging heeft evenwel geen juridische grond en kan dus ook geen verbintenissen aangaan, eigendommen bezitten of schenkingen aanvaarden. In dit geval zijn het de individuele leden die zich persoonlijk verbinden tot de verplichtingen van de vereniging. Zij kunnen ook elk afzonderlijk aansprakelijk gesteld worden voor de totale vereniging.
Indien een vereniging bepaalde risico’s neemt om haar doel te realiseren, goederen wil verwerven of schenkingen aanvaarden, volstaat de structuur van feitelijke vereniging niet. De vereniging zal zich dan beter omvormen tot een vzw. Een vzw kan immers wel in eigen naam (en niet in de naam en voor de rekening van de individuele leden) eigendommen en goederen verwerven, contracten afsluiten, ... De leden zijn dan niet persoonlijk gebonden door de vereniging, zolang er natuurlijk geen sprake is van fraude of wanbeheer. Anders kunnen de leden wel persoonlijk aansprakelijk gesteld worden en voor de kosten moeten opdraaien. Het oprichten van een vzw houdt een aantal juridische, fiscale en boekhoudkundige verplichtingen in. Voor meer info kan je terecht op de website van het Vlaams studie- en documentatiecentrum voor vzw’s: http://www.vsdc.be.
Stap 4: organiseer een startactiviteit
Op de http://www.diksmuide.be/zelf-organiseren vind je allerlei nuttige tips !
Stap 5: evalueren, bijsturen en verdere uitbouw
Na de evaluatie van de eerste activiteit(en), kan je werken aan de verdere uitbouw van je vereniging.
Je kan aan de stad een erkenning aanvragen en zo aanspraak maken op allerlei ondersteuning. Een overzicht vind je op http://www.diksmuide.be/thema/2015/subsidies
Tips
- Hou steeds je initieel doel voor ogen, probeer dat zo simpel en duidelijk mogelijk te verwoorden.
- Probeer je doel in een slagzin te gieten, dit maakt het gemakkelijker om je doel aan anderen uit te leggen en je koers te houden.
- Nu je je doel kent, bepaal welke stappen er nodig zijn om dit doel te kunnen verwezenlijken.
- Als je weet wat je wel wilt, kan je ook gaan bepalen wat je niet wilt. Dit zal waarschijnlijk uitmonden in een huishoudelijk reglement.
- Hoe groter de vereniging wordt, hoe moeilijker het wordt om iedereen op dezelfde koers nar je doel te houden. Zorg daarom dat alles zo simpel en overzichtelijk (transparant) mogelijk blijft.
- Probeer problemen te vermijden door goede afspraken te maken:
Wie mag wat doen en wie doet wat?
Hoe wordt het geld beheerd? Het wordt ten zeerste aanbevolen om een rekening op naam van de vereniging te openen.
Waar, wanneer en hoe vaak komen we samen?
Hoe onthouden we afspraken die we maken? - Welke risico’s zijn er ?
Wat kan er fout lopen en als jet fout gaat hoe erg is het dan?
Bepaal wat je hiertegen doet: je doet het niet, je verzekert je ertegen, je maakt een structuur die je persoonlijk beschermd (vb. vzw: zie stap 3). Het wordt ten zeerste aangeraden dat een vereniging minimaal een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (= voor iedereen: eigen leden + derden) afsluit.
Voor de verzekering lichamelijke ongevallen moet je het aantal leden en activiteiten op jaarbasis doorgeven aan de verzekeringsmaatschappij. Deze verzekering wordt vaak gerecupereerd via de inning van lidgeld.
Bij Provincie West-Vlaanderen kan je 100 gratis vrijwilligersdagen aanvragen. Eén vrijwilligersdag staat voor een verzekering van één vrijwilliger voor één dag. Deze verzekering vervangt de jaarverzekering van de leden en vrijwilligers bij de verenigingen niet, maar kan ingeschakeld worden bij activiteiten waar men sporadisch beroep doet op extra vrijwilligers. Voor meer info, surf naar www.vlaanderenvrijwilligt.be